Consejos prácticos para nuevas startups tech / SaaS B2B: Maximiza tu visibilidad y eficiencia.

Crear una startup exitosa requiere más que solo una buena idea; también necesita visibilidad y operaciones eficientes. Aquí te dejo algunos consejos prácticos y diarios que cada fundador de startup debería considerar para asegurar un crecimiento sostenido y eficiente desde el comienzo.

Ten en cuenta que mis consejos son en base a Procys, un SaaS que se dedica a automatizar procesos utilizando inteligencia artificial, por lo cual iré siempre comentando mi experiencia sobre una startup tecnológica, y por ello, todo irá muy dirigido hacia este mercado, pero el proceso es prácticamente el mismo y replicable a cualquier startup B2B, en cuanto a ventas, gestión de equipo, recursos, entre otros.

1. Utiliza un Framework para gestionar tu Startup

Uno de los aspectos menos discutidos pero crucialmente importantes para una startup es la implementación de un marco de trabajo organizacional sólido. En mi experiencia, utilizar un framework estructurado, como el Entrepreneurial Operating System (EOS, por sus siglas en inglés), ha sido fundamental para mantener el enfoque y la claridad en la dirección estratégica de la empresa. Implementado inicialmente en Openprovider y continuado en Procys, el EOS ha demostrado ser un catalizador para el crecimiento sostenido y la adaptabilidad organizacional.

EOS es un conjunto de conceptos y herramientas simples que ayuda a los líderes de empresas a clarificar su visión, ganar más tracción y mejorar la salud de toda la organización. Está diseñado para alinear todos los aspectos de una startup hacia objetivos comunes, facilitando una comunicación clara y ofreciendo a todos en la organización una visión compartida. Aquí algunos beneficios clave de implementar este tipo de framework:

  • Visión Claramente Definida: Utilizando herramientas como la Visión/Traction Organizer (VTO), el EOS ayuda a definir los objetivos a largo plazo y establecer planes claros para alcanzarlos. Esto no solo mantiene a todos en la misma página sino que también facilita la toma de decisiones estratégicas que están alineadas con la visión a largo plazo de la empresa.
  • Mantenimiento del Enfoque: El EOS promueve la disciplina y la rendición de cuentas a través de reuniones regulares de revisión de objetivos y métricas. Esto asegura que la startup no pierda de vista sus objetivos más críticos y puede hacer ajustes tácticos rápidamente.
  • Flexibilidad para Pivotar: Al tener una estructura clara y métricas de rendimiento bien definidas, es más fácil identificar cuándo y dónde se necesitan cambios o ajustes. Esto puede ser en la oferta de productos, en la estrategia de mercado o incluso en los objetivos operativos. El EOS facilita este proceso de pivotación de manera ordenada y justificada, asegurando que los cambios estén alineados con los objetivos estratégicos generales.
  • Empoderamiento del Equipo: Con roles y responsabilidades claramente definidos dentro del marco del EOS, cada miembro del equipo entiende su papel y cómo contribuye a los objetivos generales de la startup. Esto aumenta la autonomía y el compromiso de los empleados, factores cruciales para el éxito a largo plazo.

Incorporar un framework como el EOS desde el principio puede proporcionar una base sólida para el crecimiento y la gestión de tu startup. Permite a todos en la organización mantenerse enfocados y alineados, mientras ofrece la flexibilidad necesaria para adaptarse a los desafíos y cambios del mercado. En mi experiencia, ha sido una herramienta invaluable para asegurar que nos mantenemos en el camino hacia nuestros objetivos proyectados y facilitar las pivotaciones estratégicas cuando son necesarias.

2. Registra tu startup en plataformas de visibilidad

Para ganar visibilidad y acceso a recursos valiosos, asegúrate de registrar tu empresa en plataformas como Crunchbase y F6S. Estos sitios no solo te proporcionan una plataforma para mostrar tu negocio ante potenciales inversores y socios, sino que también te permiten acceder a ofertas especiales y herramientas esenciales para startups. Además, la visibilidad en estas plataformas puede atraer oportunidades de colaboración y financiación.

3. Aprovecha las ofertas especiales para startups

Empresas como Slack y Google Workspace ofrecen condiciones especiales para startups, como descuentos o acceso gratuito por un tiempo limitado. Estas herramientas pueden mejorar la comunicación y la colaboración dentro de tu equipo sin incurrir en altos costes desde el inicio. Asegúrate de investigar y aplicar a estos programas para maximizar los beneficios mientras reduces costes operativos.

Mi “must” en ofertas que he disfrutado en el primer año de Procys han sido las siguientes:

  • Cloudflare: 12 meses gratis en el plan Enterprise.
  • Webflow: CMS site para startups.
  • Hubspot: 75% de descuento en CRM.
  • Zendesk: 6 meses gratis.
  • Stripe: podrás conseguir los primeros $5k de revenue sin comisiones.
  • Github: 1 año de plan Enterprise gratis

4. Minimiza los costes de infraestructura con programas de apoyo en la nube

Programas como Google Cloud for Startups y Amazon Web Services Activate ofrecen créditos y soporte técnico a startups, permitiéndote escalar tu infraestructura tecnológica a un costo menor. Estos programas no solo ayudan a reducir gastos iniciales en tecnología, sino que también brindan acceso a recursos que pueden ser cruciales para el desarrollo y escalabilidad de tu producto.

Personalmente mi experiencia con Google Cloud for Startups fue genial, y mi paso a paso fue el siguiente, pero lee atentamente si no te quieres todos los descuentos al 100%, con este programa he conseguido los $350,000 por ser una startup de inteligencia artificial.

  • ❗️Asegúrate de no tener Google Workspace en el dominio que quieres contratado antes de solicitar el programa, ya que te lo darán gratis después de aprobarte el programa, ¡es un ahorro importante!
  • Si ya tienes una cuenta de Google Cloud, perfecto, y si ya tienes tu aplicación corriendo bajo el entorno de GCP, mejor todavía, necesitarás el Billing ID de tu cuenta a mano.
  • Si has seguido el paso 1 de este post, idealmente necesitas tener activo el perfil de tu startup en Crunchbase, cuanta más información tenga el perfil mejor, te dejo por aquí el que hice para Procys.
  • Ahora, llega la parte de la burocracia (es muy corta, lo prometo!), donde necesitarás rellenar este formulario para inscribirte en el programa, evaluarán en unos pocos días tu solicitud, y si todo está en orden, tienes la aprobación.
  • Después, recibes un correo de bienvenida, donde te darán los detalles del plan, así como los siguiente formularios para acceder al famoso Google Workspace gratis!
  • El sistema de créditos funciona de la siguiente forma: si tu en un mes consumes 500€ por poner un número en un mes, el mes siguiente te darán 500€+el promedio de gasto, cada vez que incrementes más tu flujo de gasto, te darán más crédito, de forma que si lo ves desde otro punto de vista, pagarás el primer es pero después ya empiezas a una velocidad de crucero donde dejas de pagar por ello, durante 2 o 3 años, depende del tipo de programa que se te asigne.

Amazon tiene un proceso similar, y Microsoft Azure también, solo que éste último teniendo cuenta que su infraestructura cloud es bastante mas cara y compleja, y los Kubernetes de Google la verdad son bastante manejables.

5. Establece rutinas de monitoreo de gastos

Mantén un control estricto de tus finanzas desde el día uno. Utiliza herramientas de contabilidad y presupuestos para monitorear tus gastos y ajustarlos según sea necesario. Esto es crucial no solo para evitar sobrepasar tu presupuesto, sino también para entender en qué áreas estás invirtiendo más y cómo podrías optimizar esos costes.

Tener tu P&L a la orden del día, y hacer que tu equipo sea parte de esto, es crucial ya que les haces “accountable” y les haces parte de tu inversión, así que, a la hora de hacer un budget de un departamento o planear recursos para una implementación, hacerles creer que ese dinero es prácticamente de su bolsillo, se tomarán las decisiones de una forma mejorada, en lugar de “despilfarrando” el dinero de otro.

6. Optimiza las operaciones mediante la automatización

Identifica procesos dentro de tu operación que puedan ser automatizados para ahorrar tiempo y reducir errores. Herramientas como Make, Zapier, Automate.io o herramientas integradas en plataformas de CRM y ERP pueden automatizar tareas desde marketing hasta la gestión de relaciones con clientes y operaciones internas, lo que te permite concentrarte en el crecimiento y desarrollo de tu negocio.

Además, ten claro que estar en una startup significa hacer mucho con poco, los recursos que tienes son los que hay, y no, no hay más, a pesar de tener el dinero o la capacidad de tenerlos, trata de exprimir cada una de los recursos que tienes al 200%, aprenderás mucho, disfrutarás de la experiencia y, te aseguro que las personas que tienes a tu lado están porque les gusta el ambiente startupero, si no, se habría marchado o simplemente ni habrían aplicado en una oferta de empleo tuya, porque se sabe que es una montaña rusa de emociones, pero sobre todo, mucha experiencia que se gana al “tocar muchos palos”.

7. Mantén una comunicación abierta y regular con tu equipo

La comunicación es clave en cualquier empresa, pero en una startup, donde todo cambia rápidamente, es aún más vital. Implementa reuniones regulares de equipo, utiliza herramientas de comunicación efectivas y fomenta un ambiente donde los miembros del equipo puedan compartir ideas y feedback de manera abierta y constructiva.

Puedes tener tus daily huddles / daily stand-up, donde podréis comentar las buenas noticias tanto personales, como profesionales, los blockers de cada uno que les impida avanzar en una de las tareas, y sobre todo, en una startup, no esperes hasta una reunión global para discutir algo que puede tener impacto en tu equipo o en la compañía.

8. Prepárate para Pivotar

Pivotar en una startup no es simplemente un cambio de dirección impulsivo; debe ser una decisión informada y estratégicamente viable basada en datos concretos y resultados medibles. Antes de decidir pivotar, es crucial tener un entendimiento claro de por qué y hacia dónde quieres hacer ese cambio. Aquí te dejo algunas claves sobre cómo y cuándo considerar un pivote basado en datos y resultados:

  • Análisis de Datos Consistentes: Antes de tomar cualquier decisión de pivotar, es fundamental contar con un sistema robusto de seguimiento y análisis de datos. Esto incluye métricas clave de rendimiento como tasas de conversión, retención de clientes, y costes de adquisición de clientes. Un cambio hacia un nuevo enfoque o mercado debe ser respaldado por datos que indiquen una oportunidad clara de mejora o de crecimiento.
  • Evaluación del Pipeline de Ventas: Tu pipeline de ventas ofrece información vital sobre la salud y el potencial futuro de tu negocio. Antes de pivotar, analiza tu pipeline para determinar la calidad y la cantidad de oportunidades de venta que se alinean con el posible nuevo enfoque. Un pipeline saludable que favorece un nuevo enfoque puede ser un indicador sólido para pivotar.
  • Casos de Éxito Validados: Los casos de éxito son testimonios de la viabilidad de tu producto o servicio. Antes de cambiar de dirección, es importante tener casos de éxito que no solo demuestren la efectividad de tu oferta actual, sino que también puedan proyectarse en el nuevo enfoque. Estos casos son una prueba de concepto que puede convencer a stakeholders y a inversores de la sabiduría del pivote.
  • Feedback Directo de Clientes: La retroalimentación directa de tus clientes es invaluable. Antes de decidir un pivote, asegúrate de tener suficiente feedback que respalde la decisión. ¿Los clientes están pidiendo cambios o nuevas características que justificarían un pivote? ¿Hay un deseo no satisfecho en el mercado que tu empresa podría atender con un cambio en el enfoque?
  • Pruebas y Validación: Antes de comprometer recursos significativos hacia un nuevo enfoque, realiza pruebas para validar la nueva dirección. Esto puede incluir la creación de un producto mínimo viable (MVP) para el nuevo mercado objetivo, pruebas A/B de nuevas características, o incluso campañas de marketing piloto para medir la respuesta del mercado.
  • Listo para Cambios Estratégicos: Finalmente, asegúrate de que tu equipo y tus recursos estén alineados para soportar el cambio. Esto incluye tener la infraestructura tecnológica, el talento y los procesos internos listos para adaptarse y escalar en la nueva dirección.

Pivotar puede ser un paso esencial para el crecimiento y la supervivencia de una startup, pero debe ser un movimiento calculado y basado en evidencia sólida. Al asegurarte de que tienes suficientes datos que respaldan un cambio potencial y preparando adecuadamente a tu organización para ese cambio, puedes aumentar significativamente las probabilidades de éxito en tu nueva dirección.

9. Network = Networth

Uno de los consejos más valiosos que me hubiera gustado internalizar desde el comienzo es la idea de que “tu red es tu patrimonio”. Construir una red sólida de contactos puede abrir puertas que de otro modo estarían cerradas y puede ser una de las herramientas más poderosas para el crecimiento y el éxito de tu startup.

La creación de una red efectiva no se trata solo de acumular contactos, sino de fomentar relaciones significativas y de apoyo mutuo. Estos contactos pueden incluir a otros emprendedores, potenciales inversores, mentores, e incluso futuros clientes. Cada persona que conoces tiene algo valioso que ofrecer, ya sea en forma de consejo, un servicio, o una introducción a otro contacto clave.

Participa activamente en eventos de la industria, conferencias y meetups que sean relevantes para tu campo. Además, no subestimes el poder de las plataformas de redes sociales profesionales como LinkedIn. Únete a grupos relevantes, participa en discusiones y comparte tu conocimiento y experiencia.

Recuerda que la creación de redes es un intercambio de valor. Sé generoso con tu tiempo y tu experiencia y siempre busca cómo puedes ayudar a otros antes de pedir ayuda. A largo plazo, estas relaciones serán una fuente inestimable de guía, apoyo y oportunidades.

Estableciendo una red de contactos robusta y diversa, incrementas no solo tu visibilidad sino también tus oportunidades de colaboración y acceso a recursos que pueden acelerar significativamente el crecimiento de tu startup. En resumen, cuando se trata de emprender, quienes conoces puede ser tan importante como lo que sabes.